Privacyverklaring

Odolog is een online rittenregistratie voor mensen met een auto van de zaak. Een rittenregistratie laat zien waar je bent geweest, en dat is gevoelige informatie. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

In het kort: we gebruiken je gegevens alleen om Odolog voor jou te laten werken. We verkopen ze niet, delen ze niet met adverteerders, tonen geen reclame, trainen er geen AI mee en maken geen profielen van je.

1. Wie is verantwoordelijk?

Progics, handelend onder de naam Odolog is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. De contactgegevens staan onderaan deze pagina. Vragen over privacy stel je via [email protected].

2. Welke gegevens verwerken we?

Je account

• Je naam en e-mailadres.
• Je wachtwoord, versleuteld opgeslagen (wij kunnen het niet lezen).
• Je instellingen, zoals de indeling van je dashboard.

Je registratie

• Je auto's: kenteken, merk, type, de periode waarin je de auto hebt en kilometerstanden.
• Je ritten: datum, begin- en eindstand, vertrek- en aankomstadres met postcode, afgelegde afstand, of de rit zakelijk of privé was, het doel en eventuele opmerkingen of een afwijkende route.
• Bestanden die je importeert (zoals een CSV uit Excel) en exports die je maakt, met hun documentcode.

Automatisch registreren met je telefoon

Alleen als je dit zelf instelt, stuurt je telefoon bij het starten en bij het stoppen van een rit je locatie (breedte- en lengtegraad) naar Odolog. We zoeken daar het adres bij en slaan dat op bij de rit. Onderweg volgen we je niet. We bewaren ook de naam die je het apparaat geeft en een geheime sleutel waarmee je telefoon zich meldt.

Abonnement en betalingen

Sluit je een abonnement af, dan verwerken we je pakket, de status van je betalingen en je facturen. Betalen gaat via Mollie. Kaartgegevens zien wij niet. Bij betalen met SEPA-incasso geef je je IBAN en de naam van de rekeninghouder op; die geven we door aan Mollie voor de machtiging.

Technische gegevens

Als je Odolog gebruikt, verwerkt de server je IP-adres en technische gegevens over je browser, onder andere om de dienst te beveiligen en fouten op te sporen.

3. Waarvoor gebruiken we ze, en op welke grond?

Doel	Grondslag (AVG)
Je account en registratie bijhouden, controles uitvoeren, adressen en afstanden aanvullen, exports maken	Uitvoering van de overeenkomst met jou
Automatisch registreren met je telefoon	Uitvoering van de overeenkomst; je zet het zelf aan en uit
Abonnement, betalingen en facturen	Uitvoering van de overeenkomst
Facturen en betaalgegevens bewaren	Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht)
E-mails over je account, zoals je e-mailadres bevestigen of je wachtwoord herstellen	Uitvoering van de overeenkomst
Beveiliging, misbruik voorkomen en fouten oplossen	Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende dienst

4. Wat we níet doen

• We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan adverteerders of datahandelaren.
• We tonen geen reclame en gebruiken geen trackers of analysediensten van derden.
• We trainen geen AI met je gegevens en sturen ze niet naar AI-diensten.
• We maken geen profielen van je en nemen geen besluiten over je op basis van geautomatiseerde verwerking. De controles in Odolog (bijvoorbeeld op kilometerstanden die niet aansluiten) zijn vaste rekenregels die alleen voor jou draaien; de uitkomst zie alleen jij.
• We kijken niet in je registratie, behalve als je ons daar zelf om vraagt (bijvoorbeeld bij een supportvraag) of als de wet ons daartoe verplicht.

5. Met wie delen we gegevens?

Om Odolog te laten werken, schakelen we een paar dienstverleners in. Zij krijgen alleen wat nodig is voor hun taak.

Dienst	Waarvoor	Waar
Scaleway	Hosting: de server waarop Odolog en je gegevens staan	Frankrijk (EU)
Cloudflare	Beveiliging en snelheid: al het verkeer naar odolog.nl gaat via Cloudflare	Wereldwijd; Cloudflare is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework
PDOK (Kadaster)	Adressen en postcodes opzoeken, ook bij een locatie van je telefoon	Nederland
OSRM (OpenStreetMap)	De afstand van een rit over de weg berekenen; hiervoor sturen we alleen de coördinaten van vertrek en aankomst, zonder je naam	Zwitserland; volgens de EU een passend beschermingsniveau
Bunny Fonts	Het lettertype van de website	Slovenië (EU)
Mollie	Betalingen en automatische incasso	Nederland
Trustpilot	Na je eerste betaling een uitnodiging voor een review; we geven daarvoor je naam, e-mailadres en het factuurnummer door. Wil je dat niet, mail ons dan.	Denemarken (EU)
E-maildienst	E-mails versturen, zoals je e-mailadres bevestigen of je wachtwoord herstellen	EU

Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op een bevel van een rechter. Je eigen export geef je zelf aan je werkgever of de Belastingdienst; dat doen wij niet voor je.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Account en registratie: zolang je account bestaat. Ook na je proef of na het opzeggen blijft je registratie bewaard en kun je hem bekijken en exporteren, zodat je hem altijd kunt laten zien aan de Belastingdienst.
• Account verwijderen: vraag je ons je account te verwijderen, dan wissen we je account en registratie binnen 30 dagen. Exporteer je registratie daarvoor, want je bent fiscaal verplicht hem te bewaren.
• Facturen en betalingen: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Technische logbestanden: maximaal 30 dagen.

7. Beveiliging

Alle verbindingen met Odolog zijn versleuteld (https). Wachtwoorden en de geheime sleutels van je telefoon slaan we versleuteld op. Elke gebruiker kan alleen bij zijn eigen gegevens. Merken we een datalek dat gevolgen voor je kan hebben, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat nodig is, bij jou.

8. Cookies

Odolog gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken: een sessiecookie om je ingelogd te houden, een beveiligingscookie tegen misbruik van formulieren en, als je "Onthoud mij" aanvinkt, een cookie om je langer ingelogd te houden. We gebruiken geen cookies voor reclame of statistieken. Daarom vragen we ook geen toestemming met een cookiemelding.

9. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen en mee te nemen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of vragen die te beperken. Veel kun je zelf in Odolog: je gegevens aanpassen en je hele registratie exporteren naar PDF, Excel of CSV. Voor de rest mail je naar [email protected]; we reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Veranderen we iets belangrijks aan deze verklaring, dan laten we je dat vooraf weten per e-mail of in Odolog. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is aangepast.