Aan welke eisen moet een rittenregistratie voldoen?

Een rittenregistratie is je bewijs dat je met je auto van de zaak niet meer dan 500 kilometer privé rijdt in een kalenderjaar. Lukt het je om dat aan te tonen, dan hoef je geen bijtelling te betalen. Maar dan moet de registratie wel sluitend zijn: de Belastingdienst moet elke kilometer kunnen volgen. In deze gids lees je wat er precies in moet en waar het vaak misgaat.

De gegevens van de auto

Bovenaan je rittenregistratie staan de gegevens van de auto zelf:

• Merk, type en kenteken van de auto.
• De periode waarin de auto voor jou beschikbaar was. Krijg je halverwege het jaar een andere auto, dan begin je voor die auto een nieuwe registratie.

De gegevens per rit

Daarna volgt elke rit, zakelijk én privé. Per rit noteer je:

Een korte omschrijving of het doel van een zakelijke rit is niet altijd verplicht, maar maakt je registratie wel een stuk sterker. Noteer bijvoorbeeld de klant of het project.

Wat is een sluitende rittenregistratie?

Sluitend betekent dat er geen gaten in zitten. Concreet:

• De kilometerstanden sluiten op elkaar aan. Eindigt een rit op 45.210 km, dan begint de volgende rit ook op 45.210 km. Een sprong van een paar honderd kilometer zonder rit is precies wat een controleur zoekt.
• De adressen sluiten op elkaar aan. Kom je aan in Utrecht, dan vertrek je de volgende rit ook vanuit Utrecht.
• De afstanden zijn logisch. Een rit van Groningen naar Zwolle van 300 km valt op. Klopt de afstand niet met de route, noteer dan waarom.
• Alle ritten staan erin, ook die van een partner of collega die je auto even leende. Die tellen gewoon mee.

Het Keurmerk RitRegistratieSystemen

Sommige rittenregistratiesystemen hebben het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Gebruik je zo'n systeem, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je registratie sluitend is; ze kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé was. Een registratie zonder keurmerk is ook geldig, bijvoorbeeld in Excel of in een app, maar dan moet je zelf kunnen laten zien dat hij sluitend is. Odolog heeft geen keurmerk; daarom controleert Odolog je registratie op precies de punten hieronder.

Wat telt als zakelijk en wat als privé?

• Woon-werkverkeer telt voor de bijtelling als zakelijk.
• Ritten voor je werk, naar klanten, leveranciers of een andere vestiging, zijn zakelijk.
• Een omweg voor iets privé, zoals boodschappen op weg naar huis, telt als privé: noteer de extra kilometers van die omweg als privé.
• Vakantie, weekendritjes en bezoekjes zijn privé.

Meer over hoe die privé-kilometers optellen lees je in De 500 km-grens.

Veelgemaakte fouten

1. Gaten in de kilometerstanden, bijvoorbeeld omdat een rit vergeten is.
2. Achteraf invullen aan het eind van de maand of het jaar. Dan klopt het bijna nooit meer helemaal.
3. Afgeronde of geschatte standen in plaats van wat de teller echt aangaf.
4. Geen registratie bij een tweede auto of een leenauto tijdens onderhoud.
5. Te veel vertrouwen op een spreadsheet waarin een formule per ongeluk is overschreven. Zie Rittenregistratie in Excel.

Checklist

• Merk, type en kenteken staan erin, met de periode waarin je de auto had.
• Elke rit heeft een datum, begin- en eindstand, vertrek- en aankomstadres en zakelijk of privé.
• Elke beginstand is gelijk aan de eindstand van de rit ervoor.
• Een afwijkende route is toegelicht.
• Je privé-kilometers blijven onder de 500 per kalenderjaar.
• Je bewaart de registratie 7 jaar.

Zo helpt Odolog

Odolog vraagt per rit precies deze gegevens, vult adressen aan met de postcode en controleert met één klik of je kilometerstanden en adressen aansluiten. Je ziet steeds hoeveel privé-kilometers je nog over hebt, en de export bevat alles wat de Belastingdienst wil zien, met een unieke documentcode. Met de telefoonkoppeling start een rit zelfs vanzelf als je instapt.