Rittenregistratie in Excel: kan dat, en waar moet je op letten?

Veel mensen beginnen hun rittenregistratie in Excel of Google Sheets. Dat mag: de Belastingdienst stelt geen eisen aan de vorm, alleen aan de inhoud. Toch gaat het in een spreadsheet vaak mis, juist omdat alles met de hand gaat. Zo maak je een goede sheet, en zo herken je wanneer het tijd is voor iets anders.

Deze kolommen heb je nodig

Zet bovenaan ook merk, type en kenteken van de auto en de periode waarin je hem had. Waarom elk van deze gegevens erin moet, lees je in Aan welke eisen moet een rittenregistratie voldoen?.

Tips voor een goede sheet

• Laat de beginstand automatisch volgen uit de eindstand van de rij erboven. Dan kun je geen gat vergeten.
• Bereken de afstand met een formule (eindstand min beginstand) in plaats van hem in te typen.
• Tel je privé-kilometers op per kalenderjaar met een SOM.ALS op de kolom zakelijk/privé.
• Gebruik een vaste schrijfwijze voor adressen, zodat je ze kunt filteren.
• Vul hem dagelijks in, niet aan het eind van de maand.
• Maak regelmatig een kopie en bewaar die 7 jaar.

Waar het in Excel vaak misgaat

1. Een overschreven formule. Eén keer per ongeluk een getal over een formule typen, en alle standen daaronder kloppen niet meer, zonder dat je het ziet.
2. Vergeten ritten. Een spreadsheet herinnert je nergens aan. Een gat in de kilometerstanden ontdek je pas als de Belastingdienst ernaar vraagt.
3. Tikfouten in kilometerstanden. 45.236 wordt 45.263, en je registratie sluit niet meer.
4. Geen controle. Of een afstand logisch is bij een route, controleert Excel niet.
5. Losse versies op je laptop, telefoon en in je mail, waarvan niemand meer weet welke de echte is.

Van Excel naar een app

Een app zoals Odolog doet het werk dat je in Excel met de hand doet: de beginstand volgt automatisch, adressen worden aangevuld met de postcode, je privé-kilometers worden doorlopend opgeteld en een controle wijst op sprongen in de teller en adressen die niet aansluiten. Met de telefoonkoppeling start een rit vanzelf als je instapt.

Je hoeft niet opnieuw te beginnen. Sla je sheet op als CSV en importeer hem in Odolog. Je ziet vóór het opslaan wat er opvalt, en daarna gaat je registratie gewoon verder waar hij was. Gebruik je dezelfde kolommen als in dit voorbeeldbestand, dan gaat het importeren in één keer goed.