Rittenregistratie als zzp'er of ondernemer

Als zzp'er of ondernemer heb je met twee situaties te maken: je hebt een auto op de zaak, of je rijdt zakelijk met je privéauto. In beide gevallen kan een rittenregistratie je geld besparen, maar om verschillende redenen. Welke situatie geldt voor jou, en wat moet je bijhouden?

Situatie 1: de auto staat op je onderneming

Staat de auto op je onderneming en gebruik je hem ook privé, dan moet je net als een werknemer bijtelling toepassen. Die verhoogt je winst en daarmee de belasting die je betaalt.

Ook voor ondernemers geldt de uitzondering: rijd je op jaarbasis niet meer dan 500 km privé, dan hoef je geen bijtelling toe te passen. Dat moet je kunnen bewijzen, en dat doe je met een sluitende rittenregistratie. Hoe die grens werkt, lees je in De 500 km-grens. Let op: de Verklaring geen privégebruik auto uit die gids is er voor werknemers, niet voor ondernemers met een eenmanszaak.

Een bestelauto?

Rijd je met een bestelauto die je uitsluitend zakelijk gebruikt, dan kun je een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto indienen. Dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden, maar mag je er ook geen enkele kilometer privé mee rijden. Wil je wel af en toe privé rijden, dan heb je weer een rittenregistratie nodig.

Situatie 2: je rijdt zakelijk met je privéauto

Staat de auto privé en rijd je er zakelijk mee, dan mag je voor elke zakelijke kilometer een vast bedrag aftrekken. Dan geldt geen bijtelling, maar je moet wel kunnen laten zien hoeveel zakelijke kilometers je reed. Een rittenregistratie is daarvoor het duidelijkste bewijs.

Auto zakelijk of privé: wat is slimmer?

Dat hangt af van hoeveel je zakelijk rijdt, wat de auto kost en of je onder de 500 km privé kunt blijven. Rijd je veel zakelijk en weinig privé, dan kan een auto op de zaak voordelig zijn. Rijd je weinig zakelijk, dan is een privéauto met een vergoeding per zakelijke kilometer vaak eenvoudiger. Laat dit door je boekhouder doorrekenen voor jouw situatie.

Wat moet er in je rittenregistratie?

In beide situaties zijn dit de gegevens die je per rit vastlegt:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de route, als je afwijkt van de gebruikelijke route;
• of de rit zakelijk of privé was, en bij zakelijke ritten bij voorkeur de klant of het doel.

Daarnaast merk, type en kenteken van de auto. De volledige uitleg staat in Aan welke eisen moet een rittenregistratie voldoen?.

Tips voor ondernemers

• Noteer bij zakelijke ritten de klant of het project. Dat maakt je registratie sterker en helpt bij je urenadministratie.
• Bewaar je registratie 7 jaar, samen met de rest van je administratie.
• Houd hem actueel, zeker in drukke periodes. Achteraf invullen gaat bijna altijd mis.
• Exporteer hem aan het eind van het jaar voor je boekhouder of je aangifte.

Zo helpt Odolog

Met Odolog leg je elke rit vast met adres en postcode, kies je zakelijk of privé met een doel erbij, en zie je per jaar hoeveel kilometers je zakelijk en privé reed. Aan het eind van het jaar exporteer je alles naar PDF, Excel of CSV voor je boekhouder. Odolog is zelf een Nederlands bedrijf; je gegevens staan in de EU en worden nooit verkocht.